Bien organiser un séminaire est toujours un challenge. Combien de personnes viennent ? Où doit-il avoir lieu ? Voici une check-list pour une organisation parfaite.

Si vous êtes un manager, un enseignant ou un consultant, les séminaires ne sont certainement pas un nouveau territoire pour vous. Bien sûr, vous savez aussi à quel point la planification d’un séminaire et son organisation sont longues et longues.

Mais même ceux qui ne dirigent pas eux-mêmes un séminaire, mais « seulement » l’organisent, font face à une tâche difficile. Après tout, tout doit être soigneusement planifié. Quelle que soit la raison pour laquelle vous souhaitez ou devez organiser un séminaire, les étapes de base sont toujours les mêmes. La liste de contrôle suivante devrait vous montrer quels points sont très importants lors de l’organisation d’un séminaire.

Organiser un séminaire à Cambrai

Check-list pour l’organisation d’un séminaire à Cambrai

Point 1 – définir le groupe cible/l’heure/le lieu du séminaire :

Tout d’abord, vous devez discuter avec le responsable du séminaire de l’objet du séminaire et des personnes qui peuvent ou même doivent y assister. De plus, vous devez également fixer une date précise et préciser où ce séminaire doit avoir lieu.

Sur la base de ces connaissances, vous pouvez ensuite envoyer des invitations aux personnes concernées. Cependant, gardez à l’esprit que vous devez envoyer les invitations quelques semaines à l’avance afin que les participants puissent planifier le séminaire à temps.

Point 2 – Combien de personnes participent ?

Si vous avez demandé une confirmation de participation à l’invitation, vous savez approximativement combien de personnes assisteront au séminaire. Sinon, vous devez maintenant essayer d’estimer le nombre de participants. Ces connaissances sont extrêmement importantes pour la suite de l’organisation du séminaire.

Point 3 – Choisissez une salle pour le séminaire :

Si vous connaissez maintenant l’heure, le lieu et le nombre de participants au séminaire, vous devez maintenant rechercher un lieu approprié. Vous devez vous assurer que :

  • il y a suffisamment de places assises
  • la salle est équipée de la bonne technologie/équipement (par exemple vidéoprojecteur, écran…)

Ce point est généralement le plus gros problème de l’organisation, il est donc conseillé de demander éventuellement de l’aide. Un service de placement pour les hôtels de séminaires serait la solution pour les grands événements, par exemple.

Article 4 – Restauration :

Selon la durée du séminaire, vous devez également proposer des collations et des boissons. Dans le cas où le séminaire commence tôt le matin et se poursuit jusqu’à midi, vous pouvez également offrir aux participants un repas de midi. Bien sûr, il est logique de faire appel à un service de restauration pour cela.

Important:

Dans certains lieux, l’utilisation de la restauration sur place est une condition. Assurez-vous donc de vérifier les termes du contrat avant d’engager un traiteur extérieur.

Point 5 – fabriquer des porte-noms/fournir du matériel d’écriture :

Selon le type de séminaire, la production de porte-noms peut également être très utile. Après tout, il est plus agréable de pouvoir s’adresser directement aux étrangers par leur nom et éventuellement de voir de quelle entreprise ils viennent.

De plus, il est préférable d’avoir un bloc-notes et un stylo sur chaque siège afin que les participants au séminaire puissent prendre des notes. Dans la plupart des cas, ces fonds sont même mis à disposition par les entreprises où se déroule le séminaire. Après tout, les blocs-notes et les stylos avec un logo d’entreprise sont un très bon moyen de promouvoir votre propre entreprise .